바람직한 회의 진행이란

프로젝트 관리 프로세스상에서 회의를 통한 커뮤니케이션을 필수적이다. 수많은 회의를 통해서 새로운 아이디어가 결정되기도 하고, 기존 일정에 변화가 생기기 때문에 회의를 통한 의사결정 과정은 매우 중요하다.
  수 많은 기업들이 회의를 하지만, 정작 제대로 된 회의를 위한 단 한가지 사전 준비를 통한 회의보다는, 그냥 무슨 일이 생기면 일단 회의부터 하고 보자는 식의 접근이 현재 우리사회의 회의 문화를 보여주고 있다. 오죽하면 “회의가 문제다“,  “회의를 줄이자” 라는 운동도 일어날 정도로 회의의 문제점이 지적되고 있다. 그 중   대표적인 문제점은 기업들마다 많은 시간을 회의로 보내지만,  회의에서 성과를 도출하지 못하는 경우가 많다는 것이다.   

아래의 글은  BusinessWeek에서는 Google의 Marissa Mayer가 Google의 회의 진행 방법을 다음과 같이 소개하고 있다.   Marissa Mayer는 Google의 부사장으로 매주 70여건의 회의를 주재하고 있다.

 

• Set a Firm Agenda :  회의 전에 참석자들에게 토론할 내용, 시간 배분, 회의의 성과로 무엇이 기대되는지 등을 알려준다.  (매우 중요함. 미리 아젠다에 대해서 사전에 준비해 오는 것이 참석자의 센스) 
  
• 회의록 작성:   회의장에는 두 개의 큰 스크린을 둔다.   한 스크린에는 presentation을, 또 다른 스크린에는 회의장에서 작성하고 있는 회의록을 보여준다.    회의록이 정확하게 작성되고 있는지 참석자들이 확인하는 것은 매우 중요하다.  (적자 생존 시대이다)
  
• Office Hour를 둔다:   마치 교수들이 학생들을 자유롭게 만나기 위해 Office Hour를 두는 것 처럼, 사무실에서 직원들과 자유롭게 면담하기 위해 90분 정도의 시간을 Office Hour로 둔다.   Mayer와 면담을 원하는 직원들은 사무실 밖 보드에 자신의 이름을 적어둔다.     면담은 first-come, first-serve 이며 평균 1인당 7분 정도 소요된다.    Google News, Orkut, Google Reviews, Google Desktop 등 Google의 주요 제품들에 대한 아이디어가 Office Hour에서 처음 발견되었다고 한다.
  
• Discourage politics, use data:  회의 참석자들이 보스가 좋아하는 사람이 제안한 것은 승인될 것이다라는 생각을 하지 않도록 하는 것이 중요하다.    회의중에 가급적 아이디어 자체에 대한 의견을 제시하도록 해야 한다.     회의 중에 “I like”라는 표현을 쓰지 않도록 한다.   예를 들면, “I like the screen looks” 라고 하지 말고,  “The experimentation on the site shows that his design performed 10% better”라는 식으로 표현하도록 한다.    승인절차를 개인적인 관계가 작용하지 않는, 좀더 과학적으로 만들 필요가 있다.
  
• 회의 시간을 사전에 정하고 회의장 안에 큰 Stopwatch를 두어서 회의 중에 참석자들이 남은 시간을 볼 수 있도록 한다.

       여기에 덧붙여 Gina Trapani가 제안한 조금 과격한 회의 진행 방법에서 일부를 소개하면,

• 회의를 서서 진행한다.
• 회의는 30분을 넘지 않도록 한다.