프로젝트 관리와 회의진행 방법

국내에서 프로젝트 리더로 활동하고 있는 전문가와 인터뷰기사에서 프로젝트 관리자의 가장 필요한 스킬 한가지를 물어본 결과 " 고객과의 커뮤니케이션"이라고 답변한 내용이 있었다. 수 많은 프로젝트를 진행하면서 가장 최우선적으로 부딪치는 부분이 바로 회의를 통한 커뮤니케이션이다.

그렇기 때문에 프로젝트 관리에서 회의란 없어서는 안 될 중요한 프로세스인 것이다. 그러나 현실적으로 회의라고 하면 일단 사람들 머리속에서는 어떻게 하면 빨리 마칠까, 회의시간에 내가 발언해도 될 까 하는 고민이 먼저 떠오르게 하는 것이 현재 우리의 현실이 아닐까 생각된다.

 효율적인 회의에 대해서는 여러가지 좋은 내용들이 있어서 회의 진행보다는 회의도 하나의 프로젝트로 인식할 적에 그 결과물(Delivarable)에 초점을 맟추어서 글을 정리해 보고자 한다.

회의록 정리를 통한 결론 추출 방법

1. 회의의 성공은 철저한 사전준비에서 비롯된다.

   꼭 필요한 회의인지를 먼저 판단해 보고, 정말 필요한 회의라면 사전에 참석자들이 공감할 수 있도록 아젠다를 설정해서 미리 알려주어야 한다. 회의시간에 임박해서 일정을 통보하고 아무런 준비없이 회의 참석하면 아무런 소득없이 마치기 마련이다.

2. 회의 성격에 따른 결론 도출이 달라진다.

회의도 그 목적 및 상황에 따라서 유형별로 구분된다.프로젝트 진행시 초반에는 계획 입안형 회의에서  문제해결형 회의로 바뀌게 될 것이다. 특히 문제 해결형 회의가 성공적으로 가기 위해서는 회의를 마친 후 문제점 및 이슈에 대한 마무리가 반드시 이루어져야 하고, 다음 회의에서 이러한 결론이 잘 이행되고 있는지를 점검해야만 회의가 효율적으로 이루어지게 되는 것이다.

 1)정보전달형 : 구성원 서로가 무엇을 하고 있는지 정보 공유 목적
 2)문제해결형 : 문제를 분석하여 해결방안을 모색하고 액션 플랜을 
                    세우는  결론 중심의 활동
 3)계획 입안형 : 계획 or 일정을 짜고 혼재된 항목을 정리하기 위해서
                     모이는 회의
 4)이해 조정형 : 개인 또는 조직 간의 알력이나 문제를 조정, 감정을
                     자제하고 타협점을 찾음 

3. 프로젝트 워크플랜과 회의 주제는 상호 보완적이여야 한다

 프로젝트 관리자입장에서 회의는 프로젝트 일정표에서 의해서 잘 진행되는지를 파악할 수 있는 자리이다. 프로젝트 관련된 회의에서 일차적인 아젠다는 매주 일정대로 진행되는지에 대한 Status Check이다. 일정상 이슈가 발생하면 이를 문제해결해 주는 과정이 바로 회의와 연결되어 있는 것이다.

이러한 방법으로 회의를 운영하고자 하면 매번 회의를 통해서 주요 이슈들이 나오게 되고 이러한 이슈를 별도 리스트화해서 중점적으로 관리(Issue mapping)해서 사전에 리스크를 줄여갈 수 있게 되는 것이다.