팀회의를 잘 하는 방법이란?

회사에서는 다양한 종류의 회의가 열립니다. 주간 부서 회의를 비롯해서 그룹회의, 전략 회의에 이르기까지 온갖 회의가 직원들의 시간을 갖고 가곤 합니다. 시간을 하도 많이 갖고 가기에 <회의 무용론>까지 있을 정도 입니다. 상사가 회의 시간에 노닥거리면서 시간을 제대로 활용하지 못하면 부하직원들은 반감을 품을 수 밖에 없습니다. 회의 의제도 정확하지 않고 회의준비도 철저하게 하지 않은 채 회의를 하면 회의 참석자들의 반발만 불러 일으킬 것이란 예상은 너무나도 당연합니다. 
 
 그러면 이같은 회의를 어떻게 진행을 해야만이 회사 및 직원들의 생산성을 높일 수 있을까요? 
 
 일일 혹은 주간 정기회의의 주목적은 그날 혹은 그 주에 있었던 주요 안건이나 정보를 교환하는 것이다. 상사들은 정기 회의를 통해서 상부와 회의를 한 내용을 직원들에게 전달할 수 있고, 직원들은 이 회의를 통해서 회사 전체의 상황이나 상부의 결정을 파악할 수 있다.
 
 상부에서 비밀로 하라는 지시가 떨어진 내용을 제외하고는 직원들이 관심을 갖고 있는 사항을 모두 정기 회의에서 논의하는 게 좋다. 직원들에게 상사가 말을 한 내용에 대해 질문을 할 기회를 주고, 그 질문에 대해 명확하고 간결하게 답을 해야 한다. 이때 이해하기 쉬운 용어로 바꾸어 표현하면 직원들이 더 빨리 이해를 할 것이다.
 
 직원들에게 돌아가면서 직원들 각자가 담당하고 있는 업무진행 상황을 보고하도록 하라. 프로젝트 진행을 할 때에 무슨 어려움은 없는가를 보고하게 할 필요가 있다. 직원들 중에서 분명히 이미 비슷한 문제를 전에 해결한 사람이 있을 것이다. 직원들이 회의에서 동료의 경험을 통해 자신의 문제를 해결할 수 있는 아이디어를 얻어갈 수도 있게 된다.

 이러한 정보 교환에는 다양한 장점이 숨어 있다. 직원들은 동료의 사례를 통해 문제를 어떻게 해결해야 할지를 배울 수 있다. 뿐만 아니라 자신들이 한 팀에 속해 있다는 소속감, 우리 라고 하는 결속감도 강화시킬 수 있다. 하지만 문제를 너무 상세히 파고들다 보면 회의가 끝없이 길어질 위험이 크다. 이를 방지하기 위해 다음과 같은 사항을 유념하는 게 좋다.
 
 1. 시간제한을 두어라 : 팀원의 숫자에 따라 회의 시간을 45분에서 최대 90분으로 제한하라. 그 이상이 지나면 회의 참석자들이 집중력은 떨어지기 마련이다. 그러므로 말이 많고 나서기를 좋아하는 직원들이 있다면 발표시간을 제한하는 게 좋다. 예를 들어‘가장 중요한 사안을 각자 5분씩만 말해 보세요’라고 지시를 하는 것이다.
 
 2. 정시에 시작하라: 제 시간에 시작하고 제 시간에 끝내라. 당연한 규칙이지만 이것이 실제로 지켜지는 경우는 매우 드물다. 지각하는 사람을 배려하는 것은 비생산적인 행동이다. 지각하는 사람들을 위해 같은 내용을 세번이나 요약해서 말하는 것은 분명한 시간낭비다.
 
 3. 상사가 먼저 모범이 되어라: 상사가 먼저 직원들에게 모범을 보여주어야 한다. 상사 스스로 정연한 태도로 집중해서 회의를 이끌어 나가면 직원들 역시 자신의 의견을 간단히 요약해 발표하게 될 것이다.
 
 4. 특별한 사안은 다루지 마라: 긴급한 사안이 아니라면 정기 회의 의제에 속하지 않은 특별한 사안은 다른 회의로 넘기도록 하라. 예를 들어 회의 참석자 중 일부만 관심을 갖고 있는 특수한 사안 이라든지, 일대일 대화가 적합한 사인인 경우에는 정기 회의에서 다루지 않는 것이 좋다.

 또한 상부에서 해결해야 할 전략적 문제라든가, 짧은 시간 내에 혹은 현재의 상황에서는 해결할 수 없는 근본적인 문제들은 정기회의에서는 다루지 않는 것이 좋다.

 이 모든 것이 성공적으로 이루어지려면 일관성 있고 집중적인 진행이 전제되어야만 한다. 상사가 직접 회의를 진행해도 되고, 직원들에게 돌아가면서 회의를 진행하게 할 수도 있다. 돌아가며 회의를 진행하다 보면 직원 모두가 회의의 원칙에 관심을 기울일 수도 있게 될 것이다.
   
 한 주 중 정기회의를 열기에 가장 적합한 요일은 언제일까? 한 주가 시작되는 월요일이나 화요일이 좋을 것이다. 한 주가 시작되는 시점에 정기회의를 열면 직원들이 자신이 직면한 문제를 동료들과 함께 풀어낼 수 있어 활기차게 한 주를 시작할 수 있다. 업무가 많고 복잡한 일들이 얽혀 있는 시기라면 목요일이나 금요일이 정기회의를 여는 것이 좋다. 주말이 되기 전에 해결하기 어려운 사안을 논의하고 나면 직원들은 그 문제에 대한 부담을 덜고 주말에는 마음 편히 휴식을 취할 수 있을 것이다.
 
 [이 글은 <부하직원이 당신을 따르지 않는 10가지 이유(저자 마렌 레키, 옮긴이 김세나, 출판사 서돌,  발행인 공혜진, 02-3142-3066)>에서 발췌했습니다.]

회의에 관한 짧은 의견

흔히 사업이 잘 안되는 조직일수록 회의가 잦아지고 회의시간이 길어지는 경험을 누구가
  해보았을 것입니다.
  특히, 우리나라 기업 정서상 회의문화가 top-down 형태로 이루어지기 때문에
  위의 4가지가 잘 지켜지지 못하는  이유가 아닐까 생각되네요.
  리더는 역시 보여주는 자세로 임하는 것이 회의뿐만 아니라 모든면에서도 필요할 듯....